Hoe zorg je ervoor dat je een proces écht begrijpt voordat je probeert het te verbeteren? Voor Omar is het antwoord simpel: vragen stellen. Niet aannemen dat je weet waarom iets op een bepaalde manier gebeurt, maar blijven doorvragen.
Omar is sinds juni onderdeel van het Venturn Young Professional programma. Hij groeide op in Milaan, studeerde Statistiek en Economie en kwam vijf jaar geleden naar Nederland voor een master in Econometrie. Daarna werkte hij enkele jaren als data-analist bij Nielsen.
Met zijn analytische achtergrond houdt Omar van structuur en het doorgronden van vraagstukken. Tijdens de Lean-training ontdekte hij dat veel principes van Lean goed aansluiten bij die manier van denken. Tegelijkertijd leverde de training hem een belangrijk aandachtspunt op: minder aannemen en meer vragen stellen.
Wat wil de klant echt?
Vooraf kende Omar vooral de hoofdlijnen van Lean. Hij wist dat de methodiek wordt gebruikt binnen projectmanagement en keek er vooral naar uit om tijdens de trainingen verder de diepte in te gaan.
“Ik ben een nieuwsgierig persoon, dus ik vind het altijd leuk om iets nieuws te leren. Ik keek ernaar uit om mijn eerste stappen te zetten. Hoe ga je om met procesverbetering? Wat voor tools ga ik leren?”
Tijdens vier trainingsmomenten maakte hij kennis met de principes en verschillende tools van Lean. Voor Omar draait Lean vooral om waarde leveren aan de klant en tegelijkertijd verspilling en variatie in processen zoveel mogelijk verminderen.
Daarbij begint het met een belangrijke stap: niet zelf bepalen wat een klant nodig heeft.
“Wat centraal staat in Lean is: maak geen aanname van wat je denkt dat je klant wil, maar stel eerst vragen. Klanten vinden vaak meerdere dingen belangrijk: kwaliteit, snelheid, kosten, keuzevrijheid. Wat echt zwaar weegt, en waar ze eventueel concessie op willen doen, weet je nooit van buitenaf. Je moet gewoon vragen stellen.”
Van kaboutermutsen naar een beter proces
Naast theorie was er tijdens de training veel ruimte om te oefenen. Een oefening die Omar is bijgebleven, is het kaboutermutsspel. De trainees werden verdeeld over twee teams en kregen de opdracht om samen kaboutermutsen te produceren.
“We waren kabouters en we moesten mutsen maken of knippen. Dan denk je: dit is een spel, we zijn volwassenen, kom op, wat doen we hier?”
Tijdens de eerste poging verliep het proces niet bepaald soepel. De doeltijden werden niet gehaald en ook de kwaliteit kon beter. Aan het einde van de trainingsreeks kregen de trainees dezelfde uitdaging opnieuw, maar nu met de Lean-principes die ze hadden geleerd.
“Aan het einde van de vierde training waren we zoveel sneller. Na alle focus op vragen stellen, wat belangrijk is voor de klant en hoe je resources efficiënter kunt gebruiken, konden we hetzelfde spel met minder mensen doen en met een betere output.”
Voor Omar maakte juist zo’n oefening duidelijk dat Lean niet alleen om theorie en modellen draait. Door een proces anders in te richten, zie je direct wat het effect kan zijn.
Vertrouwen in zijn eigen denkwijze
Omar merkte dat Lean behoorlijk goed aansluit bij de manier waarop hij zelf naar vraagstukken kijkt.
“Mijn manier van denken is ingericht op structuur. Als ik naar een nieuw proces kijk, ben ik al aan het denken: welke factoren spelen mee in het eindresultaat?”
De training zorgde daarom niet voor een compleet nieuwe manier van denken, maar vooral voor bevestiging.
“Wat nuttig was, was meer de bevestiging krijgen dat mijn denkwijze goed is. Je leert nieuwe woorden en je leert de geschiedenis van Lean. Dan denk je: oké, wat ik al weet is dus niet alleen een gevoel. Het is iets dat echt getest is en werkt. Daardoor kreeg ik meer vertrouwen.”
Tegelijkertijd ontdekte Omar ook iets waar hij bewuster mee aan de slag wil: niet te snel aannames doen.
Blijven vragen waarom
Een van de Lean-principes die Omar daarom wil meenemen naar zijn eerste opdracht is de 5 Why’s. Door meerdere keren de waarom-vraag te stellen, krijg je een duidelijker beeld van het probleem dan in eerste instantie voor ogen ligt.
“Het hoeft niet vijf keer te zijn. Maar altijd vragen stellen. Na een antwoord moet je eigenlijk weer meer vragen hebben. Dat is een goede eerste stap.”
Daarbij vindt hij het belangrijk om niet alleen naar processen en cijfers te kijken, maar vooral ook te luisteren naar de mensen die dagelijks met die processen werken.
“Als ik straks een opdracht krijg, dan ga ik naar de mensen die op de kade werken. Want zij weten beter dan de mensen in het managementteam wat werkelijk iedere dag de uitdagingen zijn en vooral waar de knelpunten zitten.”
Kwaliteit voor tijdigheid
Als Omar de belangrijkste les uit de Lean-training in één zin moet samenvatten, kiest hij voor: “Kwaliteit voor tijdigheid.”
“Er ligt veel focus op alles op tijd doen. Maar je moet het ook in één keer goed doen, zelfs als dat wat meer tijd kost. Anders verlies je uiteindelijk juist meer tijd.”
Voor Omar is de Lean-training daarmee een van de eerste bouwstenen binnen zijn tweejarige traineeship. Het gaf hem nieuwe tools, maar ook meer vertrouwen in zijn eigen manier van denken.
“Tijdens zo’n training neem je een paar stappen terug en leer je iets wat algemeen toepasbaar is. Lean is niet alleen voor de maritieme sector. Je kunt het eigenlijk overal gebruiken.”
Over Venturn Young Professionals
Tijdens het tweejarige Venturn Young Professionals traineeship combineren young professionals uitdagende opdrachten met een uitgebreid ontwikkelprogramma. Met trainingen zoals Lean, persoonlijke begeleiding en coaching bouwen zij aan hun professionele vaardigheden en krijgen zij de ruimte om zichzelf verder te ontwikkelen.
